En el mundo de los eventos, tendemos a enfocarnos en lo que el público ve: el escenario deslumbrante, la iluminación espectacular, la fluidez de los accesos. Pero detrás de cada momento memorable, existe una coreografía silenciosa, una red de decisiones y acciones que aseguran que todo funcione a la perfección. Hablamos del procurement, o la gestión de compras y proveedores. No es un tema sexy, lo sabemos, pero es la columna vertebral que sostiene la operación, desde el catering hasta los sistemas de seguridad y la logística de transporte.
Para directores de marketing, procurement o agencias internacionales que producen eventos en LATAM, entender el procurement estratégico no es solo una ventaja, es una necesidad. Implica ir más allá de conseguir el precio más bajo y enfocarse en el valor a largo plazo, la confiabilidad y la capacidad de respuesta de cada proveedor. Se trata de construir relaciones sólidas que puedan adaptarse a los imprevistos y escalar con las demandas del evento.
¿Qué implica el procurement estratégico en eventos?
A grandes rasgos, el procurement estratégico en eventos abarca varios frentes:
- Identificación y selección de proveedores: No solo buscar precio, sino experiencia, reputación, capacidad operativa y cumplimiento normativo.
- Negociación: Asegurar términos justos que beneficien a ambas partes y permitan flexibilidad.
- Gestión de contratos: Claridad en los acuerdos, plazos y responsabilidades.
- Gestión de la relación: Cultivar lazos de confianza y comunicación constante.
- Evaluación de desempeño: Medir la eficacia de los servicios y productos para futuras colaboraciones.
Cuando hablamos de eventos masivos o corporativos, donde las variables son innumerables y el margen de error mínimo, cada decisión de compra tiene un efecto dominó. Una elección pobre en un área aparentemente menor puede generar un cuello de botella logístico, un problema de seguridad o un sobrecosto inesperado.
El caso de la gastronomía en Buenos Aires Trap: Más allá del plato
Tomemos como ejemplo el desafío de la gastronomía en Buenos Aires Trap. Un evento con 120.000 asistentes significa una demanda colosal de alimentos y bebidas. Aquí, el procurement no se limita a elegir un par de food trucks. Implica una estrategia integral para:
- Diversidad de oferta: Asegurar opciones para todos los gustos y necesidades dietéticas.
- Capacidad de producción: Coordinar con múltiples proveedores para que puedan abastecer a miles de personas simultáneamente, sin demoras excesivas.
- Logística de almacenamiento y distribución: Mantener la cadena de frío, gestionar inventarios y asegurar la reposición constante en diferentes puntos del predio.
- Cumplimiento normativo: Garantizar que todos los proveedores cumplan con las estrictas regulaciones sanitarias y de seguridad alimentaria.
- Gestión de residuos: Planificar la recolección y disposición adecuada de la basura generada por la operación gastronómica.
En este tipo de eventos, la falla de un solo proveedor puede impactar la experiencia de miles de personas. Si un proveedor de bebidas no llega a tiempo, o si un punto de venta se queda sin insumos, la frustración puede escalar rápidamente. El procurement estratégico anticipa estos riesgos, estableciendo planes de contingencia y manteniendo una cartera diversificada de opciones.
Construyendo una red de confianza
En SOMOS DER, con más de +100 operaciones gestionadas en 6 países, aprendimos que el procurement efectivo es la base de la predictibilidad. No se trata de un simple listado de proveedores, sino de construir una red de partners confiables que entienden la presión y las particularidades de producir eventos en LATAM.
Cuando gestionamos el control de accesos para Abel Pintos en 30 fechas y 30.000 asistentes, o implementamos el sistema Face ID para 1.500 asistentes de Shell, cada pieza del rompecabezas —desde el hardware hasta el personal de soporte— fue el resultado de decisiones de procurement cuidadosas. No hay lugar para la improvisación cuando la eficiencia y la seguridad son prioridad.
El procurement estratégico es la coreografía silenciosa que permite que tu evento brille sin sobresaltos. Es la inversión en tranquilidad, en eficiencia y en la capacidad de respuesta que define el éxito de una operación. No es lo que se ve, pero es lo que asegura que todo lo que sí se ve, funcione a la perfección.