Un presupuesto de evento que se desarma a mitad de camino casi nunca falla por el rubro grande: falla por el que te olvidaste de poner. Armar uno realista es ir rubro por rubro con cotizaciones reales —no estimaciones a ojo— y dejar margen para lo que siempre aparece.
En SOMOS DER armamos presupuestos integrales con números de verdad. Esta es la estructura.
Los rubros que no pueden faltar
- Venue — alquiler del espacio y sus condiciones.
- Técnica — sonido, pantallas, iluminación, escenario.
- Logística — transporte, traslados, alojamiento.
- Hotelería — si hay invitados o delegaciones de afuera.
- Catering / gastronomía — desde coffee breaks hasta zonas gastronómicas.
- Control de accesos — sistema, scanners, personal.
- Seguridad — personal, plan, coordinación.
- Streaming / contenido — si el evento se transmite o se documenta.
Cada evento agrega o saca, pero esta es la base. El error más común es presupuestar solo lo visible (escenario, catering) y olvidar lo invisible: accesos, permisos, seguros. Eso es justo lo que después aparece y rompe el número.
Estimaciones no: cotizaciones
La diferencia entre un presupuesto que sirve y uno que no es la palabra real. Un número “a ojo” te da una falsa sensación de control. Una cotización pedida a un proveedor concreto te da un número con el que podés decidir.
Por eso pedimos cotizaciones a múltiples proveedores por rubro: para tener rango real de precios, poder comparar y negociar. No es lo mismo “el sonido sale más o menos X” que tres cotizaciones reales sobre la mesa.
El margen para imprevistos
Todo evento tiene imprevistos. Un proveedor que sube, un permiso extra, una contingencia climática. Un presupuesto realista incluye un margen para eso. No es pesimismo: es la diferencia entre resolver un imprevisto con la billetera o con un infarto.
El presupuesto como herramienta de decisión
Bien armado, el presupuesto no es un trámite: es lo que te dice si el evento es viable. Con todos los costos reales sobre la mesa, podés decidir si avanzás, ajustás el alcance o buscás más patrocinio. Sin él, estás adivinando.
¿Querés un presupuesto integral con cotizaciones reales? Es parte de nuestra consultoría estratégica. Lo armamos por vos.