Hay un problema de accesos que casi nadie pone en el pliego y que te rompe la apertura igual que un escáner caído: la gente no sabe a qué puerta ir.
Lo vi muchas veces. El sistema funciona, el staff está en su lugar, las mangas están bien armadas. Y aun así a los veinte minutos de abrir hay una fila enorme en la Puerta 2 y la Puerta 4 casi vacía. No falló nada técnico. Falló que el asistente llegó, miró alrededor y se pegó a la fila más larga, que es lo que hace cualquiera.
Qué pasa en realidad
La gente no lee. Esto es lo primero que hay que aceptar. Llega con el celular en la mano, con amigos, con el ruido del predio, y decide en tres segundos. Si el cartel dice "Acceso Campo A y B, Platea Norte, Prensa y Acreditados" en letra chica, no lo leyó nadie.
Además, el ticket suele decir una cosa y el predio otra. El ingreso del ticket dice "Puerta 3" y en el predio la Puerta 3 es un portón sin número que el equipo de producción le dice "el lateral". Si adentro nos entendemos entre nosotros pero afuera el cartel dice otra cosa, ya perdimos.
Los tres errores que más se repiten
Carteles a la altura del ojo, pero detrás de la gente. Cuando la fila ya se armó, el cartel queda tapado por los que están adelante. Tiene que ir alto, visible desde lejos, y repetido antes del punto donde se forma la fila, no en la puerta misma.
Un solo criterio de nombre. Si la ticketera lo llama "Ingreso Norte", el mail de confirmación "Acceso 1" y el cartel "Puerta A", tenés tres idiomas para una misma puerta. Antes del evento hay que sentarse con ticketera, producción y quien haga la cartelería y fijar UN nombre por acceso. Después se usa igual en todos lados.
Pensar la cartelería como decoración. Se encarga cuando ya está todo cerrado, con el diseño de la marca y no con el uso. Queda lindo y no sirve. Un cartel de acceso es información operativa: color grande, una sola palabra o letra, flecha y nada más.
Cómo se evita
Lo que hacemos nosotros, en orden:
- Caminar el recorrido del asistente desde donde baja del transporte, no desde la puerta. Hay que ponerse en los zapatos de alguien que nunca vino. Ahí se ven los puntos donde la gente duda.
- Marcar cada punto de decisión: bifurcaciones, cruces de calle, el lugar donde se junta la gente a esperar. Ahí va cartelería, y ahí va una persona con chaleco que oriente.
- Usar color además de texto. Una puerta, un color, y que ese color aparezca también en el ticket o en la comunicación previa. Funciona incluso para quien no habla el idioma o no se puso los anteojos.
- Poner staff de orientación antes de los molinetes, aparte del de control. Su único trabajo es contestar "dónde entro yo" y mover a la gente hacia las puertas con menos fila. No escanea nada.
- Probar de noche si el evento es de noche. Un cartel que se ve perfecto a las tres de la tarde puede no leerse con la iluminación real del predio.
Qué preguntarle al proveedor
Si estás armando un RFP o evaluando propuestas, hacé estas preguntas y fijate cómo contestan:
- ¿Quién define el nombre de cada acceso y cómo se garantiza que sea el mismo en ticket, mail y cartel?
- ¿Hay recorrido previo del predio desde el transporte hasta la puerta, o solo se trabaja la puerta?
- ¿Está incluido staff de orientación separado del staff de control?
- ¿Quién aprueba la cartelería y con qué criterio, el de marca o el operativo?
- ¿Qué se hace si a media apertura hay que redirigir gente de una puerta a otra? ¿Hay carteles móviles, megáfono, alguien con autoridad para decidirlo?
Si la respuesta a la última es "lo vemos en el momento", ya sabés lo que va a pasar.
Lo que me quedó
Una vez, en un acceso grande, resolvimos una fila que no se movía sin tocar un solo molinete. Pusimos a dos personas con chaleco veinte metros antes, mandando gente a la puerta que estaba libre. En diez minutos se emparejó todo. El sistema nunca estuvo mal, estaba mal la información.
Con el control de acceso pasa lo mismo que con el resto de la operación: lo que no se ve en el plano se ve en la puerta. Y en la puerta ya no hay tiempo de arreglar nada.
Si estás armando un evento y querés revisar cómo llega la gente a tus accesos, escribinos y lo vemos en serio, caminando el predio.