Hay un momento que conozco de memoria. Abre la puerta, llegan las primeras personas y alguien del equipo me mira y dice «esto en la prueba andaba». Casi siempre la respuesta es la misma: la prueba la hicimos con tres personas conocidas, en una oficina, con buena señal y sin apuro. Eso no es un ensayo. Es una demo.
Después de muchos años en la puerta, mi regla es simple: si no se probó en el predio, con el equipo completo y con gente que no conoce el sistema, no se probó.
Qué es un ensayo general de accesos
Es una simulación de la puerta, el día anterior o a la mañana del evento, en el lugar real, con la misma tecnología, el mismo staff y los mismos circuitos que se van a usar con público. No es revisar que los equipos prendan. Es pasar gente de verdad por el flujo completo, de la manga al molinete, y mirar dónde se frena.
Lo que más me sirve es lo que no figura en ningún plano: el sol que da justo en la pantalla del escáner a cierta hora, el cartel que nadie lee, el desnivel donde se acumula la fila.
Qué probar sí o sí
Cada tipo de entrada, no uno solo
Casi siempre se prueba con una entrada común y listo. Pero en la puerta aparecen la invitación de sponsor, la acreditación de prensa, la entrada con código impreso, la que se muestra desde el celular con el brillo bajo y la que llega como captura de pantalla. Probá una de cada una. Y probá también una inválida, una repetida y una de otro día, para ver cómo reacciona el sistema y qué le dice al staff.
Conectividad en el punto exacto
Una cosa es la señal en la oficina y otra la señal en la manga, con el predio lleno. Caminá cada acceso con un equipo en la mano y fijate si valida. Si hay una zona que se cae, hoy es el día de saberlo, no cuando haya cola. Y probá también el modo sin conexión: cortá la red a propósito y mirá que sigan validando y que después sincronice bien.
Los roles de verdad
Que cada persona del staff haga el trabajo que va a hacer el día del evento. Quien escanea, quien orienta, quien resuelve el problema puntual, quien atiende la cola de acreditación. Muchas veces el error no está en el sistema sino en que nadie sabe a quién derivar cuando una entrada no pasa.
El caso que traba
Preparate una lista corta de situaciones incómodas y pasalas una por una: alguien con la entrada de otra persona, un acreditado que no figura, una pulsera que no lee, una persona con movilidad reducida, un grupo que llega junto y quiere entrar en bloque. Anotá cuánto tarda el staff en resolver cada una y por dónde derivan al asistente para no frenar la línea.
A quién sumar al ensayo
Esto es lo que más se descuida. Para que sirva tienen que estar:
- El responsable de accesos del cliente o de la agencia que contrata
- El equipo de seguridad del predio
- El proveedor de tecnología, con quien pueda decidir en el momento
- Una parte del staff real, no solo los supervisores
- Gente de afuera del equipo para hacer de público, aunque sean compañeros de otras áreas
Si falta seguridad, vas a descubrir el día del evento que ellos cerraron un paso que vos usabas. Me pasó más de una vez.
Qué preguntar si sos de marketing o procurement
Si contratás los accesos y no los operás, hay tres preguntas que ordenan todo:
- ¿Está previsto un ensayo en el predio antes del evento, y quién lo hace?
- ¿Qué se prueba y qué criterio se usa para decir que está aprobado?
- ¿Qué pasa con lo que sale mal en el ensayo? ¿Hay tiempo y gente para corregirlo?
Es muy común que el ensayo figure en una línea del presupuesto pero no tenga ni fecha ni responsable. Pedí que lo pongan por escrito, con horario, y que quede en el cronograma del montaje. Si el predio recién se entrega a último momento, avisá antes: el ensayo se ajusta, pero no se saltea.
Después del ensayo
Terminada la prueba, nos sentamos diez minutos y hacemos una lista de lo que se rompió o se trabó. Cada punto tiene un nombre al lado y una hora límite para estar resuelto. Lo que no se pueda arreglar a tiempo tiene que tener un plan B definido esa misma noche, no a la mañana siguiente con la puerta por abrir.
Y una cosa más: no hace falta que todo salga perfecto. Un ensayo donde no se encontró nada tendría que preocuparte más que uno donde apareció una lista larga. La lista larga es la que te ahorra el problema con público adentro.
Lo que me llevo de la puerta
Los eventos que mejor salen no son los que tienen la tecnología más nueva. Son los que probaron todo antes y llegaron al día con las dudas ya resueltas. El ensayo no se ve ni lo agradece nadie, pero es la parte del trabajo donde más se gana.
Si estás armando un evento y querés revisar cómo vas a probar tus accesos, escribime y lo charlamos.
Franco Ridao Fundador de SOMOS DER