Si vas a acreditar un evento en otro país de la región, los datos de los asistentes se rigen por la ley del país donde los recolectás, y si tu agencia está en Europa, también por el RGPD. En 2026 el mapa cambió: la Comisión Europea suma ahora a Brasil a la lista de países con adecuación, junto con Argentina y Uruguay, lo que permite mover la base desde Europa sin contratos extra. Chile tiene una ley nueva con fecha de vigencia en discusión y México estrena autoridad desde 2025. La regla práctica no cambia en ningún país: pedí solo lo que la puerta necesita, decí para qué, y separá la acreditación de todo lo demás.
¿Qué ley rige los datos de un evento?
La pregunta parece de abogados, pero se resuelve con dos datos: dónde se juntan los datos y desde dónde se manejan. El formulario de registro de un congreso en Santiago junta datos en Chile, así que mira la ley chilena. Si la agencia que lo organiza está en Madrid o en Milán, el RGPD también le aplica a ella, porque la sigue por estar establecida en la Unión Europea.
En la práctica, en un evento internacional suele haber tres actores con roles distintos:
- Responsable: la marca o la agencia que decide para qué se usan los datos. Es la dueña de la base.
- Encargado: quien opera el registro y la puerta por cuenta del responsable, como el proveedor de acreditación. Usa los datos solo para eso.
- Terceros: sponsors, expositores, el hotel. Solo reciben datos si el asistente lo aceptó.
Ese reparto tiene que quedar escrito en el contrato antes de abrir el registro. En Argentina ya lo contamos en la nota sobre datos y privacidad de los asistentes, con la Ley 25.326 como marco.
Esta guía es informativa y no reemplaza el asesoramiento legal en cada país.
País por país: qué cambió y qué mirar
- Argentina. Rige la Ley 25.326. Tiene decisión de adecuación de la Unión Europea desde 2003, que la Comisión revisó y mantuvo en su informe del 15 de enero de 2024 junto con otras diez jurisdicciones, según el resumen de Hunton, que lista a Argentina y a Uruguay.
- Uruguay. También figura con adecuación en la lista oficial de la Comisión Europea y en esa misma revisión de 2024.
- Brasil. Rige la LGPD. El 27 de enero de 2026 la Unión Europea y Brasil anunciaron la adecuación mutua: la de la Comisión para Brasil y la Resolución CD/ANPD 32/2026 para la Unión Europea, con una revisión a los cuatro años, según Mayer Brown. El mismo estudio aclara que la decisión no es un sello automático: el resto de la LGPD y del RGPD se sigue cumpliendo.
- Chile. La Ley 21.719 reemplaza el régimen anterior y crea una Agencia de Protección de Datos. Su vigencia está fijada para el 1 de diciembre de 2026, pero el 28 de octubre el Senado aprobó, por 33 votos contra 6, postergarla al 15 de octubre de 2027, y el proyecto pasó a la Cámara de Diputados, según La Tercera. Si tu evento en Chile es en 2027, armalo pensando en la ley nueva igual.
- México. La nueva Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares se publicó el 20 de marzo de 2025 y rige desde el día siguiente. La autoridad pasó a ser la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, y el aviso de privacidad tiene que estar disponible desde el momento en que se recolectan los datos, según Garrigues.
Cómo mover la base de inscriptos entre países
Muchas agencias de afuera arman el registro en su propia plataforma y después le pasan la lista al equipo local. Ese movimiento es una transferencia internacional y tiene reglas.
Desde la Unión Europea hacia un país con adecuación (Argentina, Uruguay, Brasil), los datos pueden circular sin garantías adicionales, como dice la propia Comisión. Hacia un país sin adecuación, como Chile o México, hace falta otro mecanismo del RGPD; el más usado son las cláusulas contractuales tipo, los modelos de contrato que la Comisión aprobó el 4 de junio de 2021.
Lo que conviene resolver antes de mover nada:
- Qué viaja. Para acreditar alcanza con nombre, empresa, mail y el tipo de invitado. El documento solo si el venue o la seguridad lo exige.
- Dónde vive la base. Mejor una sola plataforma con accesos por rol que planillas que van y vienen por mail.
- Quién ve qué. El equipo de la puerta necesita buscar un nombre e imprimir una credencial, no descargar la base entera.
- Cuándo se borra. Fijá un plazo de conservación en el contrato y cumplilo.
Ferias: el escaneo de credenciales y los expositores
En una feria el tema se complica, porque además del organizador aparecen los expositores, que quieren los contactos de quienes pasaron por su stand. La regla es separar finalidades: entrar a la feria es una cosa y recibir mails de un expositor es otra. El formulario tiene que tener esa segunda opción aparte, sin tildar.
Lo más prolijo es que el expositor escanee la credencial en su stand, con un aviso visible, en vez de recibir la base completa. Así cada contacto queda con su propio consentimiento y el organizador no reparte datos que no le corresponde repartir.
Con los datos biométricos hay que ir con más cuidado. El RGPD los pone entre las categorías especiales en su artículo 9 y pide consentimiento explícito para fines específicos; la LGPD los define como dato sensible y pide un consentimiento “específico y destacado”. Si vas a usar reconocimiento facial, ofrecé siempre la alternativa del QR.
Cómo lo resolvemos cuando el evento es en otro país
Dos casos publicados muestran las dos puntas. En FILGUA 2025, la Feria Internacional del Libro de Guatemala, operamos el control de accesos de 90.000 visitantes durante 13 días a distancia desde Buenos Aires, con un equipo local contratado y capacitado por nosotros. En esa modalidad, definir quién ve qué datos desde cada país es parte del armado, no un trámite final.
En Databricks Live Argentina 2026, la empresa hacía un sorteo durante la jornada: la base que se descargó fue la de quienes ya habían entrado más las altas del día, nada más. Usar para cada cosa solo el pedazo de base que hace falta es la misma lógica que piden las leyes de la región.
Si sos una agencia o una marca de afuera y vas a hacer un evento en Argentina, Chile, Uruguay, Brasil o México, trabajamos con socios locales en la región y armamos el registro y la puerta con estas reglas desde el principio. Mirá cómo funcionan nuestras alianzas estratégicas o pedí una propuesta para el control de accesos y acreditaciones de tu evento.