Cada vez más empresas cambian la sede de sus eventos a último momento, o directamente eligen de entrada un destino más cercano. Según el informe Corporate Meetings in 2026 de Skift Meetings, publicado el 9 de septiembre sobre una encuesta a 111 organizadores corporativos, el 26% ya canceló, postergó o mudó un evento porque a su dirección no le cerraba el destino, el 46% está contratando más en su propio país y el 33% más en su región. Para quien produce en Latinoamérica eso cambia la pregunta: ya no alcanza con elegir bien la sede, hay que tener un plan B de destino desde el primer presupuesto. Y ese plan B se apoya en algo que no se improvisa: un socio local en el país alternativo.
Qué dicen los números de 2026
El informe de Skift relevó a organizadores internos de empresas de finanzas, tecnología, salud e industria, con presupuestos anuales que van de menos de 500.000 a más de 10 millones de dólares. Tres datos explican el giro hacia sedes más cercanas:
- El destino ya es una decisión de la dirección. El 26% movió o canceló un evento por la incomodidad de sus líderes con el lugar elegido, y el riesgo geopolítico quedó primero entre las fuerzas que más van a pesar en los próximos 12 a 24 meses.
- Los costos suben y los presupuestos no. El 79% vio subir sus gastos al menos 5% en un año, el 47% tiene el presupuesto congelado y el 19% sufrió recortes.
- Los contratos quedaron viejos. La mitad de los organizadores no actualizó sus contratos para este escenario, con huecos en fuerza mayor, penalidades por cancelación y por bajas, y depósitos.
SITE Global, la asociación de viajes de incentivo, leyó el mismo informe y suma un detalle: los costos y la volatilidad de la moneda, y la seguridad o los disturbios, aparecen cada uno en el 24% de las respuestas como motivo de preocupación por un destino. Su conclusión coincide con la de Skift: las empresas no están dejando de hacer eventos, están recortando lo que sobra.
Tres organizaciones que ya cambiaron de mapa
En el Skift Meetings Forum, que se hizo el 22 de septiembre en Nueva York, dos organizadores de congresos grandes contaron cómo deciden hoy dónde hacer sus encuentros. La cobertura de Skift Meetings del 30 de septiembre recoge los dos casos.
Kyle Jordan, de INFORMS, planifica sedes hasta 2032 o 2034 y hoy evalúa visas, aranceles y la comodidad de los asistentes antes de dejar un congreso en Estados Unidos. Dio dos números: la asistencia desde Canadá cayó 45% entre 2024 y 2025 y no se recuperó en 2026, y para su encuentro de 2025 en Singapur esperaban 600 personas y fueron 1.175. El directorio decidió mantener el congreso en Asia Pacífico por tiempo indefinido.
Shannon Watson, de Rotary, contó que la organización elige destinos con siete a nueve años de anticipación y aun así cambió dos veces la sede de su convención 2027 entre abril de 2025 y abril de 2026, hasta quedarse con Barcelona, para un evento que espera entre 20.000 y 25.000 personas.
La lección para una empresa que organiza un lanzamiento o una convención de tamaño medio es directa: si organizaciones con años de anticipación tienen que mover la sede, un evento planificado con pocos meses de margen necesita la alternativa pensada de antemano.
Qué significa para un evento en Latinoamérica
Que las empresas contraten “más cerca de casa” juega en dos sentidos para la región.
Para una marca latinoamericana, regional quiere decir otro país de la región en lugar de un vuelo largo: un encuentro de distribuidores que antes iba a Miami o a Europa puede resolverse en Buenos Aires, Santiago, Montevideo o Ciudad de México, con husos horarios parecidos y conexiones directas.
Para una agencia o una marca de Europa, Canadá o Estados Unidos que ya decidió hacer su evento en Latinoamérica, el cambio es otro: el país elegido puede dejar de servir por una razón que no controla (una devaluación, un conflicto, un cambio en los requisitos de ingreso) y necesita poder pasar el evento a un país vecino sin perder el trabajo hecho. Ahí la región tiene una ventaja que pocas veces se usa: varios destinos posibles a pocas horas de vuelo entre sí.
Cómo evaluar un destino antes de firmar
Jordan describió en el foro un método que entra en cualquier producción: puntuar cada riesgo del 1 al 5 por impacto y del 1 al 5 por probabilidad, multiplicar los dos números y, para los que dan más alto, estimar cuánto dinero de ingresos y de costos queda expuesto. Aplicado a un evento corporativo en la región, la lista mínima de riesgos a puntuar es esta:
- Ingreso al país. Visas, requisitos sanitarios o documentación para cada nacionalidad que viaja, y cuánto tarda conseguirlos.
- Costos y moneda. Cuánto puede moverse el tipo de cambio entre el presupuesto y el pago final, y en qué moneda se cotiza cada proveedor.
- Seguridad y clima social. Paros, movilizaciones o elecciones que coincidan con la fecha.
- Conectividad. Vuelos directos desde los orígenes principales de los asistentes y qué pasa si se cae una ruta.
- Comodidad de los asistentes. El dato de INFORMS muestra que, si la gente no quiere ir, el destino falla aunque todo lo demás esté en orden.
Con esa matriz armada, la decisión deja de ser una sensación de la dirección y pasa a ser un número que se puede comparar entre dos o tres sedes. Ese es el trabajo de una consultoría de producción antes de que haya un peso comprometido.
Qué tiene que decir el contrato si hay que mudar el evento
La cobertura del foro lo dice sin vueltas: el costo de postergar, mudar o cancelar tiene que estar en cada contrato. En la práctica, eso significa cuatro cláusulas revisadas antes de firmar con la sede y con la productora:
- Fuerza mayor que incluya los supuestos reales de hoy (cambios en las reglas de ingreso, conflictos, disturbios) y no solo catástrofes naturales.
- Cambio de sede o de fecha como alternativa a la cancelación, con el depósito trasladable.
- Penalidades por cancelación y por bajas que no se sumen entre sí por el mismo hecho, el “doble cobro” que señala el informe de Skift.
- Calendario de pagos escalonado, para que en cada momento lo comprometido sea lo mínimo necesario.
Esto se complementa con un plan de contingencia operativa para el día del evento: el contrato cubre la decisión de mudarse, el plan de contingencia cubre lo que pasa cuando el evento ya está en marcha.
El plan B de destino se arma con un socio local
Mudar un evento de país en pocas semanas no falla por la sede: falla porque en el destino nuevo nadie conoce a los proveedores, los permisos ni los tiempos. Por eso el plan B no es solo una segunda ciudad en una planilla, es un equipo en ese lugar que ya sabe cómo se produce ahí.
Así trabajamos con agencias y marcas de afuera: producimos en Argentina y operamos en el resto de la región con una red de socios locales, de modo que el evento se puede pensar para un país y tener resuelta la alternativa en otro. La distancia no es un obstáculo; el control de accesos de FILGUA en Guatemala lo operamos desde Buenos Aires con equipo local en la feria. Y cuando el que trabaja con nosotros es una agencia del exterior, el esquema es el de un partner operativo en Argentina: la agencia conserva la relación con su cliente y nosotros ponemos la operación en destino.
Si estás evaluando dónde hacer tu próximo evento en Latinoamérica, o necesitás una sede alternativa para uno que ya tenés en marcha, mirá cómo funcionan nuestras alianzas estratégicas.