Tem um lançamento em Lisboa, uma convenção no Porto ou uma ativação no Algarve. A data está fechada, o orçamento existe, e a sua empresa não tem nada em Portugal: nem equipa, nem fornecedores de confiança, nem ninguém que saiba o que se pede a que câmara municipal. A partir daqui há quatro caminhos, e a escolha entre contratar uma produtora de eventos em Portugal ou montar a operação de outra forma não é uma questão de gosto: é de custo, de prazo e de quem responde quando algo corre mal às onze da noite de sábado.
Opção 1: exportar a sua equipa
É a mais confortável e quase sempre a mais cara. Voos, alojamento, ajudas de custo, dias de viagem que se pagam na mesma e material que viaja em vez de se alugar na praça. Por cima disso, paga uma coisa que não aparece no orçamento: uma equipa que domina o seu método mas não conhece o mercado. Não sabe que fornecedor tem stock nessa semana, quanto tempo demora realmente a descarga naquele espaço, nem a quem se telefona quando falta um gerador ao fim de semana.
Faz sentido para dois ou três lugares: a direção de produção, um responsável técnico, quem é dono da relação com o cliente. Para a operação inteira, não.
Opção 2: contratar uma produtora de eventos em Portugal
É a resposta óbvia e, para um evento único, costuma ser a certa. Uma produtora local traz agenda de fornecedores, preços de praça e experiência de licenciamento.
O que paga em troca é controlo. Passa a ser cliente de uma casa que tem o seu próprio método, os seus próprios clientes e a sua própria ordem de prioridades naquela semana. Se o seu evento é uma peça isolada, funciona bem. Se faz parte de uma série que tem de sair igual em quatro cidades, cada praça devolve-lhe uma versão diferente do mesmo evento, e a comparação entre elas passa a ser impossível.
Opção 3: montar a operação com freelancers
Encontra bons profissionais, e é a opção mais barata na folha de cálculo. Também é a mais cara em risco: está a comprar pessoas, não uma operação. Ninguém responde pelo conjunto, ninguém garante substituto se alguém falhar na véspera, e a coordenação fica a seu cargo a partir de outro país e de outro fuso.
Funciona em três condições, e só se as três se verificarem: o evento é pequeno, já trabalhou pessoalmente com essas pessoas, e alguém de casa vai estar lá a dirigir.
Opção 4: um parceiro operacional que contrata a equipa local
A direção é sua ou do parceiro, e a equipa é da praça: contrata-se, forma-se e dirige-se gente do mercado segundo um protocolo escrito. A direção de produção viaja; o resto contrata-se onde o evento acontece.
Paga uma direção, não uma comitiva, e os fornecedores são orçamentados a preços locais em vez de repercutidos a partir de outro país. É a diferença entre importar uma estrutura e importar critério. Sobre como se integra gente que não é sua sem perder padrão, escrevemos aqui.
O que muda em Portugal e não muda no contrato
- O licenciamento é municipal. Cada concelho tem o seu procedimento e a sua sequência: ocupação de via pública, ruído fora de horas, condições do recinto. Não é difícil, é sequencial. As produções não perdem tempo por complexidade, perdem por pedir na ordem errada.
- Os fornecedores concentram-se em Lisboa e no Porto. Fora desses dois eixos, quase tudo se desloca, e a deslocação entra no orçamento como rubrica própria.
- Os seguros de responsabilidade civil são exigidos pela maioria dos espaços, e o comprovativo costuma pedir-se antes da montagem, não no dia.
- Faturação, moeda e prazos de pagamento. Peça as condições por escrito antes de fechar. É a conversa mais aborrecida e a que evita as piores surpresas.
Três perguntas antes de assinar
- Quem decide no terreno e o que pode decidir sozinho? Se a resposta for “consultamos a sede”, não tem parceiro, tem intermediário.
- Quem contrata a equipa e quem responde por ela? Contrato, formação e substitutos: por escrito.
- O orçamento está feito com fornecedores locais ou repercutido de outro país? Um número construído com orçamentos reais discute-se; uma estimativa não. Para verificar o resto, audite a capacidade operacional do fornecedor.
O que fazemos
Somos uma produtora argentina que opera em vários países, e não temos escritório em Lisboa. É precisamente isso que torna a proposta honesta: montamos a equipa na praça onde o evento acontece, contratamo-la, formamo-la e dirigimo-la, com a direção de produção a viajar.
Não é teoria. Na FILGUA, na Guatemala, gerimos mais de 90.000 credenciamentos em 13 dias com o sistema configurado a partir de Buenos Aires e a equipa local recrutada e formada por nós: veja o caso completo. Com os Brainrots fizemos uma digressão de 10 datas em 5 cidades de Espanha com o mesmo método. Somamos mais de 150.000 pessoas em eventos produzidos, e trabalhámos para o Manchester City, a Amazon e a AWS.
Se quer perceber que opção lhe serve, veja como trabalhamos a produção corporativa e o controlo de acessos e credenciamento, ou conte-nos o seu projeto.