Avete la data, avete il formato e avete una lista di posti che “contengono” il vostro numero di ospiti. È esattamente qui che sbaglia la maggior parte delle produzioni: starci dentro non vuol dire essere nel posto giusto. Un capannone che accoglie 800 persone può essere perfetto per un’attivazione e pessimo per un congresso, e di solito lo si scopre a contratto firmato.
Chi cerca spazi per eventi a Milano trova troppa offerta e pochissimi criteri: spazi industriali riconvertiti, palazzi storici, hotel con centro congressi, showroom, rooftop, padiglioni fieristici. Nessuno è migliore degli altri. Ogni formato ne chiede uno.
Il formato decide lo spazio, non il contrario
Prima di aprire planimetrie e listini, scrivete in una riga che cosa deve produrre l’evento: un’immagine, un contenuto che deve essere ricordato, una serata che le persone vogliano ripetere, oppure un incontro con chi stava passando di lì. Quella riga decide cinque cose: flusso di ingresso, altezza e visuali, potenza elettrica e accesso mezzi, cosa potete fare con l’audio e fino a che ora, e quanta parte dell’evento resta fuori dal canone.
Quattro formati, quattro spazi diversi
Il lancio. Comanda l’immagine. Altezza utile sotto trave, possibilità di buio pieno, pareti che accettino allestimenti, accesso per un mezzo pesante, potenza per LED e luci. Un salone elegante con soffitto basso manda all’aria il piano camere prima ancora del sopralluogo tecnico. Il percorso completo è in come organizzare il lancio di un marchio.
Il congresso. Comanda il flusso. Il collo di bottiglia non è mai la plenaria: è il foyer dove si fanno gli accrediti e dove si riversano le pause. Chiedete la planimetria del foyer prima di quella della sala, contate quanti varchi ci stanno, verificate rete cablata, sale parallele, segnaletica e accessibilità. È il formato in cui il controllo accessi e gli accrediti decidono la percezione dei primi venti minuti, come raccontiamo in accreditamento di congressi e fiere.
La festa aziendale. Comanda il retro. Cucina o zona di appoggio per il catering, limiti acustici e orario di chiusura, uscita degli ospiti a notte fonda, trasporti e parcheggi. Un rooftop bellissimo con palazzi intorno ha quasi sempre un’ora in cui l’audio va abbassato, e in sopralluogo non ve lo dicono.
L’attivazione. Comanda il pubblico che non è ancora vostro. Qui non si cerca capienza, si cerca passaggio: chi transita, a che ora, e se il gestore consente il montaggio fuori orario di apertura. Aggiungete le regole di immagine del sito, le coperture assicurative richieste e una finestra di allestimento quasi sempre notturna.
Le domande da fare prima di firmare
- Esercizio. Quante ore di allestimento e disallestimento sono comprese? Quanto costa l’ora extra? C’è un altro evento lo stesso giorno che condivide montacarichi, area di scarico e parcheggio?
- Tecnica. Quanta potenza elettrica, in che punto e con quale protezione? Dove sono gli allacci idrici e gli scarichi? Che carichi accetta l’americana o il graticcio, e chi firma il calcolo?
- Contratto. Quali fornitori sono in esclusiva? Cosa comprende il canone: arredi, pulizie, guardaroba, personale di sicurezza? Come funzionano disdetta e spostamento data?
- Documenti. In che stato sono agibilità e capienza dichiarata, e quali adempimenti restano a vostro carico quando gli allestimenti modificano percorsi e vie di esodo?
Chiedete sempre l’elenco di ciò che non è compreso. Racconta il costo finale meglio di qualsiasi proposta commerciale.
Dove si nasconde il costo, tipo per tipo
- Spazio grezzo o capannone. Canone basso e tutto il resto a parte: energia, climatizzazione, servizi igienici, pavimentazione, rete, pulizie, vigilanza.
- Hotel e centro congressi. Infrastruttura pronta e tariffata a voce: service interno, coffee a persona, ora extra di sala, facchinaggio, diritti di servizio.
- Palazzo storico e showroom. Vincoli su fori, fissaggi e carichi. La scenografia deve essere autoportante, e questo cambia l’intero progetto.
- Rooftop e spazi con vicinato. Orari e limiti acustici, accesso di carico spesso unico e stretto: ogni movimentazione si allunga.
- Padiglione fieristico o spazio pubblico. Montaggio in finestre morte, regolamento del gestore, assicurazioni, percorsi che non si possono chiudere.
In tutti i casi quello che fa saltare il cronoprogramma è lo stesso: l’ora in cui lo spazio vi consegna davvero il pavimento. Vale la pena incrociare ogni ipotesi con come si costruisce un budget realistico e con come si misura il successo di un evento: se il formato è un congresso, la metrica sta nel foyer, non nel palco. E se si serve da mangiare, la scelta della ristorazione restringe la lista degli spazi possibili, non il contrario.
Produrre a Milano senza avere un ufficio a Milano
Diciamolo chiaramente: SOMOS DER è una società argentina e non ha un ufficio a Milano. Il modello è un altro, e regge meglio: la direzione di produzione si sposta, i fornitori sono quelli del mercato locale e la squadra di campo viene assunta, formata e diretta da noi.
Non è una promessa sulla carta. Alla Fiera internazionale del libro del Guatemala abbiamo gestito oltre 90.000 accrediti in 13 giorni, con il sistema configurato da Buenos Aires e la squadra locale formata da noi. Il tour Brainrots sono state 10 date in 5 città della Spagna. Per Manchester City abbiamo applicato un protocollo definito dalla sede di Manchester, e per DiDi, con l’agenzia messicana Backyard Group, lanci in tre province argentine sotto contratto quadro.
Avete una rosa di spazi e volete sapere quale regge il vostro formato? Parliamone.