A sua agência ganhou uma conta regional: um lançamento em Buenos Aires, uma ativação em Bogotá, um congresso na Cidade do México. O cliente é um só, a régua é uma só, e você não tem equipe em nenhuma das três praças. A partir daí a busca é sempre igual: procurar um parceiro operacional na América Latina, receber três nomes por indicação e não ter como compará-los.
O book não serve para comparar. O contrato serve. Estes são os cinco pontos que se resolvem antes de assinar, e as perguntas que filtram a lista rápido.
O que se compra num parceiro operacional na América Latina
Fornecedor entrega uma coisa: som, buffet, credenciamento. Parceiro operacional assume a execução inteira e responde por ela. A diferença não aparece na proposta comercial, aparece na cláusula de responsabilidade.
Antes de comparar preços, decida o que precisa: execução completa em cada praça, um responsável único e alguém disposto a assinar junto o risco de o evento sair errado. Se o candidato recua nesse ponto, é fornecedor, e tudo bem, mas não contrate um fornecedor esperando um parceiro. Vale a pena ler como funciona o braço operacional local antes da primeira reunião.
Documento 1: contrato guarda-chuva, não um contrato por evento
Se a conta é regional, renegociar do zero a cada cidade custa semanas. O formato que funciona é o contrato guarda-chuva com ordens de serviço: o contrato fixa uma vez as condições gerais, confidencialidade, propriedade do material, responsabilidades, prazos de pagamento e foro; cada ordem de serviço descreve escopo, cronograma e valor daquele evento.
É assim que operamos com a agência mexicana Backyard Group nos lançamentos da DiDi em três províncias argentinas: contrato marco assinado uma vez, ordem de serviço por evento. Peça o modelo antes de decidir. Quem trabalha com agências internacionais tem isso pronto; quem improvisa pede quinze dias.
Documento 2: seguros, e em nome de quem estão
O seguro de responsabilidade civil é o item que aparece tarde e trava a assinatura com a matriz. Três verificações antes de fechar:
- Vigência e cobertura real. A apólice precisa cobrir montagem e desmontagem, não apenas o dia do evento.
- Quem é o segurado, e se o seu cliente pode ser incluído.
- O que o espaço exige. Cada venue define o próprio limite e é ele quem manda; peça o requisito por escrito antes de orçar.
Não aceite “temos seguro” como resposta: peça o certificado. E pergunte como a equipe de piso está coberta, porque em boa parte da região ela entra por empresas terceirizadas e essa cadeia precisa estar declarada. O mesmo raciocínio vale para licenças e alvarás, que costumam ser o item de prazo mais longo da produção.
Quem responde ao seu cliente final
Existem dois modelos e nenhum é melhor: o parceiro aparece ao lado da sua agência, ou opera em marca branca e não existe para o cliente dele. O que não pode é ficar indefinido, porque isso muda o NDA, os créditos, as fotos publicáveis e, sobretudo, quem atende o telefone quando algo dá errado às dez da noite.
Defina também o nível de decisão: um interlocutor único com mandato para resolver em campo, ou uma cadeia que precisa esperar você acordar. Se a resposta for “esperamos a agência”, você contratou um subcontratado.
A moeda do contrato
É a conversa que mais atrasa assinaturas e a que quase ninguém puxa cedo. Pergunte três coisas: em que moeda se assina o valor, com que moeda se paga o fornecedor local e o que acontece se o câmbio se mover entre a assinatura e o evento. Some a parte fiscal: se o parceiro emite fatura de exportação, que impostos ficam do lado dele e se o pagamento sai por transferência internacional sem intermediário.
As perguntas que descartam 80%
- Que eventos você produziu para agências estrangeiras? Não “que clientes”: que eventos, com que números e em que ano.
- Quem é o meu interlocutor e o que ele decide sozinho às dez da noite de um sábado?
- Me mostra um contrato marco e uma ordem de serviço reais, anonimizados.
- Como você monta o orçamento: com fornecedores locais a preço de praça ou repassando a sua própria estrutura? O RFP bem construído já obriga a responder isso.
- O que acontece se o local ficar sem internet no meio do credenciamento?
- Quem contrata, capacita e paga a equipe de piso?
As três primeiras eliminam quem nunca operou cross-border. A quarta e a quinta eliminam quem nunca operou sob pressão.
O que dá para exigir de nós
A DER é argentina e opera na Argentina, na Bolívia, na Guatemala, na Espanha e em outros países montando equipe local na praça onde o evento acontece: contrata, capacita e dirige essa gente, com a direção de produção viajando. Não temos escritório em São Paulo nem em Lisboa e não vendemos isso. Vendemos o que já foi feito: mais de 90.000 credenciamentos em 13 dias na FILGUA, na Guatemala, com o sistema configurado desde Buenos Aires; a turnê Brainrots com 10 datas em 5 cidades da Espanha; o Treble Trophy Tour do Manchester City com o protocolo definido pela sede em Manchester; Amazon e AWS na lista. No total, +150.000 participantes.