Um festival de 120.000 pessoas não é um evento grande: são dez eventos acontecendo ao mesmo tempo. Palco, acessos, comida, patrocinadores, banheiros, segurança, logística. Se uma dessas áreas falha, a multidão inteira sente. A diferença entre um festival que sai bem e um que desanda está no invisível: aquilo que o público não vê, mas todo mundo sente.
Na SOMOS DER trabalhamos em eventos de grande porte de até 120.000 pessoas. Este é o checklist das áreas que não se improvisam.
1. Produção e montagem
Palco, som, luz, sinalização, estrutura. A direção técnica de montagem e desmontagem é a coluna vertebral. É aqui que se define que o show vai ser visto e ouvido, e que tudo sobe e desce dentro dos horários que o local permite.
2. Controle de acesso
Com dezenas de milhares de pessoas, a porta é o primeiro gargalo. Você precisa de QR únicos, vários pontos de leitura, painel em tempo real e conectividade de reserva para não depender do wi-fi do local. A primeira impressão de quem chega se forma na fila, antes de ver o palco.
3. Gastronomia
Uma praça de alimentação para dezenas de milhares de pessoas é um evento à parte: seleção de operações, layout, logística de montagem, licenças e vigilância sanitária. No Buenos Aires Trap coordenamos 15 pontos de venda para 120.000 pessoas em dois dias. A fila mais longa do festival não pode ser a da comida. Detalhamos isso no texto sobre gastronomia para festivais.
4. Patrocinadores
Em um festival de grande porte, os patrocinadores costumam ser parte de como o evento se financia. É preciso captá-los, integrá-los à experiência (ativações, não apenas logos) e coordená-los no dia.
5. Logística e licenças
Alvarás, seguros, transporte, autorizações de uso do espaço público. É a parte mais chata e a que mais evita constrangimento. Um festival pode cair por uma licença que faltou.
6. Segurança
Plano de evacuação, articulação com as forças de segurança, barreiras, protocolos médicos. Não é negociável. Tratamos disso no texto sobre segurança em eventos de grande porte.
A chave: um só responsável
A tentação é contratar dez fornecedores diferentes, um por área. O problema é que depois ninguém responde pelo conjunto, e os problemas caem nas costuras entre um fornecedor e outro. Com produção integral, uma só equipe coordena tudo e existe um único ponto de contato. Quando se fala em 120.000 pessoas, isso não é luxo: é a diferença entre o evento funcionar ou não.
Tem um festival ou um evento de grande porte nas mãos? Produzimos de ponta a ponta. Vamos conversar.