La sostenibilidad ha dejado de ser una opción para convertirse en una necesidad en la industria de eventos. Los asistentes, patrocinadores y la sociedad en general esperan cada vez más que los eventos sean responsables con el medio ambiente. Además de cumplir con estas expectativas, implementar prácticas sostenibles puede reducir costos, mejorar la reputación de tu marca y crear experiencias más significativas.
1. ¿Por qué la sostenibilidad es crucial en eventos?
Los eventos, especialmente los de gran escala, pueden generar un impacto ambiental significativo:
- Emisiones de carbono por transporte de asistentes y materiales
- Generación de residuos (materiales promocionales, alimentos, decoración)
- Consumo elevado de energía y agua
- Impacto en ecosistemas locales
Abordar estos impactos no solo es beneficioso para el planeta, sino también para tu negocio. Según estudios recientes, el 76% de los asistentes a eventos valoran positivamente las iniciativas sostenibles, y el 69% estaría dispuesto a pagar más por un evento con credenciales ecológicas verificables.
2. Planificación sostenible desde el inicio
La sostenibilidad debe integrarse desde las primeras etapas de planificación:
2.1. Establecer objetivos medibles
Define metas claras y cuantificables, como:
- Reducir las emisiones de carbono en un 30% respecto al año anterior
- Lograr una tasa de desvío de residuos del 90% (evitando que vayan a vertederos)
- Eliminar completamente los plásticos de un solo uso
2.2. Selección del venue
El lugar donde se celebra el evento tiene un impacto significativo en su huella ambiental:
- Prioriza venues con certificaciones ambientales (LEED, ISO 14001, BREEAM)
- Busca espacios con acceso a transporte público
- Considera la eficiencia energética y el uso de energías renovables
- Verifica las políticas de gestión de residuos y agua
2.3. Involucrar a todos los stakeholders
Comunica tus objetivos de sostenibilidad a todos los involucrados:
- Proveedores y contratistas
- Patrocinadores
- Expositores
- Equipo interno
- Asistentes
3. Reducción de la huella de carbono
Las emisiones de carbono son uno de los principales impactos ambientales de los eventos:
3.1. Transporte sostenible
- Fomenta el uso de transporte público ofreciendo información detallada y descuentos
- Implementa sistemas de carpooling o shuttle buses desde puntos estratégicos
- Proporciona instalaciones seguras para bicicletas
- Considera opciones de compensación de carbono para viajes inevitables
3.2. Eficiencia energética
- Utiliza iluminación LED y equipos de bajo consumo
- Optimiza los sistemas de climatización
- Considera fuentes de energía alternativas como generadores solares
- Programa los equipos para que se apaguen cuando no se utilicen
3.3. Componente virtual
Incorporar un componente virtual puede reducir significativamente las emisiones asociadas al transporte:
- Ofrece opciones de participación remota
- Transmite las sesiones principales en streaming
- Proporciona contenido digital en lugar de materiales impresos
4. Gestión de residuos
Un evento bien planificado puede acercarse al objetivo de "cero residuos":
4.1. Reducción en origen
- Elimina materiales innecesarios (como bolsas de bienvenida con artículos promocionales de baja utilidad)
- Opta por decoración reutilizable o alquilada en lugar de desechable
- Utiliza credenciales y señalización reutilizables o de materiales compostables
4.2. Sistema de separación efectivo
- Implementa estaciones de reciclaje claramente señalizadas
- Incluye contenedores para orgánicos, reciclables, y si es posible, compostables
- Coloca voluntarios en las estaciones para guiar a los asistentes
- Trabaja con el venue para asegurar que los residuos separados reciban el tratamiento adecuado
4.3. Gestión de excedentes alimentarios
- Planifica cuidadosamente las cantidades para minimizar el desperdicio
- Establece acuerdos con organizaciones locales para donar alimentos no consumidos
- Implementa sistemas de compostaje para residuos orgánicos inevitables
5. Alimentación sostenible
La comida y bebida pueden representar una parte significativa de la huella ambiental de un evento:
5.1. Menús de bajo impacto
- Aumenta las opciones vegetarianas y veganas (que tienen menor huella de carbono)
- Prioriza ingredientes locales y de temporada
- Trabaja con proveedores que tengan certificaciones de sostenibilidad
- Reduce el desperdicio mediante porciones adecuadas y planificación precisa
5.2. Eliminación de plásticos de un solo uso
- Utiliza vajilla reutilizable o compostable
- Proporciona estaciones de agua en lugar de botellas individuales
- Elimina las pajitas o utiliza alternativas compostables solo bajo petición
- Opta por dispensadores a granel en lugar de paquetes individuales para condimentos
6. Comunicación y educación
Comunicar tus esfuerzos de sostenibilidad es fundamental para maximizar su impacto:
6.1. Antes del evento
- Incluye información sobre iniciativas sostenibles en todos los materiales promocionales
- Proporciona consejos para que los asistentes reduzcan su impacto (opciones de transporte, qué traer)
- Destaca la sostenibilidad como un valor central del evento
6.2. Durante el evento
- Utiliza señalización clara para estaciones de reciclaje y otras iniciativas
- Incluye mensajes sobre sostenibilidad en anuncios y presentaciones
- Organiza actividades educativas relacionadas con la sostenibilidad
- Muestra en tiempo real el impacto positivo (ej. cantidad de residuos desviados del vertedero)
6.3. Después del evento
- Comparte los resultados de tus iniciativas sostenibles
- Solicita feedback para mejorar en futuros eventos
- Destaca historias de éxito y lecciones aprendidas
7. Medición y certificación
Para dar credibilidad a tus esfuerzos y mejorar continuamente:
7.1. Establece métricas claras
- Emisiones de carbono (toneladas de CO2e)
- Generación y desvío de residuos (kg)
- Consumo de agua y energía
- Porcentaje de alimentos locales/orgánicos
7.2. Considera certificaciones
Existen varias certificaciones específicas para eventos sostenibles:
- ISO 20121 (Sistemas de gestión de eventos sostenibles)
- APEX/ASTM Environmentally Sustainable Event Standards
- MeetGreen Calculator
8. Casos de éxito
Numerosos eventos han implementado con éxito prácticas sostenibles:
8.1. Primavera Sound (Barcelona)
Este festival de música ha implementado un sistema integral de gestión de residuos que logra desviar más del 60% de los residuos del vertedero, utiliza vasos reutilizables con sistema de depósito, y ha reducido su huella de carbono en un 25% en los últimos cinco años.
8.2. Salesforce Dreamforce
Esta conferencia tecnológica ha logrado la neutralidad de carbono, implementa un riguroso programa de donación de alimentos, y utiliza materiales reciclados o reutilizables para toda su producción.
9. Conclusión
Implementar prácticas sostenibles en eventos no solo es beneficioso para el planeta, sino también para tu negocio. Los eventos sostenibles pueden reducir costos operativos, mejorar la reputación de tu marca, atraer a patrocinadores alineados con estos valores y crear experiencias más significativas para los asistentes.
La clave está en integrar la sostenibilidad desde las primeras etapas de planificación, establecer objetivos claros, involucrar a todos los stakeholders y comunicar efectivamente tus esfuerzos. Cada pequeña acción cuenta, y el impacto acumulativo de múltiples iniciativas puede ser significativo.
Recuerda que la sostenibilidad es un viaje, no un destino. Comienza con lo que puedas implementar ahora, mide tus resultados, aprende de la experiencia y mejora continuamente en cada evento.
