A lista dos premiados saiu, a diretoria aprovou a verba e agora alguém precisa transformar isso em uma viagem que a equipe comercial vai lembrar por três anos. Se o destino escolhido é a América Latina, boa parte do que você já sabe sobre incentivo continua valendo. Uma parte, não. Este guia é sobre essa parte.
Que destinos funcionam, e para que tipo de grupo
Não existe melhor destino: existe o destino que combina com o que o grupo ganhou.
- Natureza e adrenalina. Patagônia argentina e chilena (Bariloche, El Calafate, Torres del Paine), deserto do Atacama, Costa Rica. Paisagem que ninguém tem perto de casa.
- Cidade, gastronomia e noite. Buenos Aires, Cidade do México, Lima. Funcionam bem para grupos grandes, porque têm hotelaria de sobra e voos diretos.
- Vinho. Mendoza e o Valle de Uco, os vales chilenos. Bodega, almoço longo e cordilheira ao fundo: um clássico que quase nunca decepciona.
- Praia. Nordeste brasileiro, Riviera Maya, Cartagena, Punta del Este.
- História e altitude. Cusco e o Vale Sagrado, Antigua Guatemala, o Norte argentino.
Antes de fechar qualquer um deles, duas perguntas: quantos quartos o destino oferece em um único hotel (um grupo de 150 pessoas dividido em três hotéis vira outro programa, com outro custo de traslados) e como se chega lá saindo da cidade do grupo.
Saindo do Brasil a estação não inverte; saindo de Portugal, sim
É o ponto que separa um programa que funciona de um que decepciona, e muda conforme de onde o grupo parte.
Quem sai de São Paulo ou de Recife está no mesmo hemisfério: julho é inverno aqui e lá embaixo também, o que faz do Cone Sul um destino natural de neve para as férias de julho. Quem sai de Lisboa ou de Luanda enfrenta o inverso: agosto, o mês em que a Europa fecha para férias, é inverno na Patagônia, e janeiro, baixa temporada por lá, é altíssima temporada no litoral e nos Andes.
Some a isso duas janelas climáticas que valem para todos: nos Andes peruanos e bolivianos há uma estação de chuvas que vai grosso modo de novembro a março, e no Caribe a temporada de furacões ocupa boa parte do segundo semestre. Nenhuma delas impede o programa; as duas mudam o plano B, e vale ler como se gerencia risco climático em evento ao ar livre.
As distâncias não se leem no mapa
A América Latina engana quem olha o mapa achando que é a Europa. Dois destinos que parecem vizinhos costumam estar separados por uma cordilheira e por uma conexão obrigatória no aeroporto da capital. Buenos Aires, São Paulo, Lima, Bogotá e Cidade do México concentram a malha aérea, e voar de uma cidade do interior para outra quase sempre significa passar pelo hub.
Consequência prática: cada troca de destino custa um dia inteiro do programa, não uma manhã. Um incentivo de seis dias suporta dois destinos, dificilmente três. E cada voo interno com grupo grande pede despacho antecipado de bagagem, equipe no aeroporto e uma pessoa que resolva o assento que não apareceu.
Vale ainda checar altitude: Cusco passa dos 3.000 metros e nenhum grupo que chega direto do nível do mar aguenta atividade pesada no primeiro dia.
Moeda, faturamento e quem assume o risco
Cada país tem sua moeda, sua inflação e suas regras de câmbio, e o mesmo hotel pode cotar em dólar, na moeda local ou nas duas. Antes de assinar, deixe três coisas por escrito: em que moeda o contrato está fechado, quem absorve a variação cambial entre a assinatura e a viagem, e como o fornecedor emite fatura para uma empresa estrangeira. Fornecedor local costuma pedir sinal antecipado, o que muda o seu fluxo de caixa.
Um incentivo é um evento com produção, não só um roteiro
O passeio a agência resolve. A noite de premiação, não: ela tem palco, som, projeção, roteiro, staff, e às vezes credenciamento por acesso e por mesa. É a única noite que o grupo vai lembrar em detalhe, e é onde os programas costumam falhar por falta de produção.
Se o seu programa tem premiação, ativação de marca ou registro audiovisual, isso é produção de evento em destino. Vale ler como montar o orçamento, como operar hospitalidade VIP em escala regional e o que muda país a país. Para a parte de mesa e cozinha, veja gastronomia para eventos; para o registro, cobertura audiovisual.
Quem opera em solo
A DER é argentina e monta equipe local na praça onde o programa acontece: contrata, capacita e dirige essa gente, com direção de produção viajando. Foi assim na FILGUA, na Guatemala, com mais de 90.000 credenciamentos em 13 dias e sistema configurado desde Buenos Aires (o caso completo); assim com a Backyard Group (México) nos lançamentos da DiDi em três províncias argentinas; e assim na turnê Brainrots, 10 datas em 5 cidades da Espanha. Mais de 150.000 pessoas passaram pelas nossas operações.
Antes de fechar com qualquer operador, exija o mesmo que exigimos de um fornecedor: plano de contingência por escrito e um interlocutor único com mandato para decidir às 22h de um sábado.
Quer desenhar o programa com números reais? Vamos conversar.