“Dá tempo?” É a primeira pergunta de todo organizador. A resposta depende do tipo de evento, mas como regra: um corporativo local precisa de 4 a 6 semanas, um festival de grande porte de 2 a 3 meses, e um evento internacional de 2 a 3 meses ou mais. Dá para fazer em menos tempo, mas sempre sai mais caro e com menos margem.
Na SOMOS DER produzimos desde eventos de algumas centenas de pessoas até festivais de 120.000. Estes são os prazos reais.
As 4 etapas (e onde o tempo vai embora)
Todo evento passa pelo mesmo caminho:
- Planejamento: objetivos, escopo, orçamento e cronograma. Aqui se define que evento você quer.
- Pré-produção: fecham-se fornecedores, licenças, talento e logística. É aqui que vai o grosso do tempo.
- Execução: montagem e operação ao vivo. Os dias do evento.
- Encerramento: desmontagem, balanço e relatório.
O erro clássico é subestimar a pré-produção. O evento “é” um dia, mas o que o torna possível são as semanas anteriores. E o encerramento raramente entra no cronograma, embora seja a etapa que deixa números, aprendizados e o material para vender a próxima edição.
Cronograma por tipo de evento
Evento corporativo local: 4 a 6 semanas. Tempo suficiente para fechar espaço, técnica, catering e logística sem pagar urgência. Como referência, um torneio institucional como o Saint Mary of the Hills entra nessa faixa.
Festival de grande porte: 2 a 3 meses. Mais público, mais fornecedores, mais licenças. A gastronomia, os acessos e as habilitações precisam de tempo próprio, e nenhum deles depende só de você: dependem de terceiros que também têm agenda. Apressar aparece no resultado.
Evento internacional: 2 a 3 meses ou mais. Coordenação com equipes em outro fuso horário, voos, fornecedores especializados, exigências de marca. Para o Manchester City Treble Trophy Tour planejamos com essa margem, e não sobrou tempo.
Consultoria de viabilidade: até 6 meses. Quando é preciso avaliar se um evento se sustenta antes de fazê-lo, a análise pode levar meses. No Mundial Sub-17 de Levantamento de Peso trabalhamos 6 meses cotando voos para mais de 50 países antes de o cliente decidir.
Um detalhe muda tudo: o relógio não começa a correr quando você decide fazer o evento, começa quando existem objetivo, escopo e orçamento aprovados. Enquanto isso não estiver fechado, nenhum fornecedor pode ser confirmado, e as semanas passam do mesmo jeito. Se o evento acontece fora do seu país, some a essa conta o tempo de encontrar quem opera no destino: essa busca costuma consumir mais tempo do que a produção em si.
Por que cotar tarde sai caro
Chegar em cima da hora significa:
- Pagar preço premium a fornecedores que já têm a agenda cheia.
- Perder negociação: com tempo, você consegue melhores condições.
- Operar sem colchão: se algo falha, não há margem para resolver.
Há ainda um fator que ninguém controla: o calendário é compartilhado. Em alta temporada, os melhores espaços, as melhores equipes e os melhores fornecedores já estão reservados por quem ligou primeiro. Quanto antes você começar, melhor evento pelo mesmo orçamento.
A melhor data para começar a planejar o seu evento é hoje. Conte o que você tem em mente e montamos o cronograma juntos. Operamos em toda a América Latina a partir da Argentina, e sabemos quanto tempo cada etapa leva de verdade. Vamos conversar.