Il vostro cliente vuole il lancio a Buenos Aires, oppure un incentive che finisce in Patagonia. Avete tre nomi di possibili partner: uno arrivato da un collega, uno da una fiera, uno da una ricerca. Nessun criterio per confrontarli e un retroplanning già partito.
Scegliere un partner per eventi in Argentina non si decide guardando il portfolio né dalla simpatia della prima call. Si decide su cinque punti contrattuali, tutti verificabili prima della firma.
Fornitore o partner per eventi in Argentina: la differenza sta nel contratto
Un fornitore consegna una voce: audio, catering, accrediti. Un partner operativo si prende l’esecuzione intera e ne risponde. Non lo distinguete dalla proposta commerciale, lo distinguete dal contratto.
Quindi decidete prima cosa state comprando. Se volete continuare a coordinare dieci fornitori da Milano o da Lugano, allora il produttore siete voi e va detto. Se volete un solo responsabile sul posto, pretendete che sia scritto. Vale la pena leggere come funziona il braccio operativo locale prima del primo incontro.
Il contratto quadro con ordini di servizio
Se il rapporto durerà più di un progetto, rinegoziare ogni volta costa settimane. Il formato che regge è il contratto quadro firmato una volta sola, che fissa riservatezza, proprietà dei materiali, responsabilità, termini di pagamento, legge applicabile e foro; poi un ordine di servizio per evento, con perimetro, cronoprogramma e importo.
È il modello con cui lavoriamo con l’agenzia messicana Backyard Group per i lanci DiDi in tre province argentine: contratto quadro unico, ordine di servizio per data. Chiedete il modello prima di scegliere. Chi lavora già con agenzie estere ce l’ha pronto; chi improvvisa vi chiederà quindici giorni.
Le polizze: quali, per quanto tempo e a nome di chi
La responsabilità civile verso terzi è il documento che arriva sempre tardi e che blocca la validazione del vostro ufficio legale. Tre verifiche:
- Il periodo coperto. La polizza deve coprire montaggio e smontaggio, non solo la giornata dell’evento.
- Il nome dell’assicurato, e la possibilità di includere il vostro cliente.
- Cosa pretende la sede. Ogni spazio fissa il proprio massimale ed è lui a decidere: fatevelo mettere per iscritto prima di preventivare.
Non accettate «siamo assicurati» come risposta: chiedete il certificato. E chiedete come è coperta la squadra di terra, perché in buona parte della regione entra tramite società terze e quella catena va dichiarata. Stesso ragionamento per permessi e autorizzazioni, che restano la voce con i tempi più lunghi.
Chi risponde davanti al vostro cliente
Due modelli, nessuno dei due migliore: il partner è visibile accanto alla vostra agenzia, oppure lavora in white label e per il vostro cliente non esiste. Il rischio è lasciarlo indefinito, perché cambia l’NDA, i credits, le immagini pubblicabili e soprattutto chi risponde al telefono quando alle dieci di sera qualcosa salta.
Definite anche il livello di delega: un referente unico con mandato di decidere in loco, oppure una catena che aspetta la vostra mattina. Se la risposta è «vi richiamiamo», avete firmato con un subappaltatore. Utile fissarlo insieme al piano di contingenza, che è il documento dove quel mandato diventa operativo.
In quale valuta si firma
In Argentina i prezzi in moneta locale e il cambio si muovono più in fretta che nella maggior parte dei mercati europei, quindi la domanda non è solo «euro o dollari». Chiedete: valuta del contratto, valuta con cui vengono pagati i fornitori locali, cambio e data di riferimento, quali voci sono ferme e quali rivedibili, in che momento il partner blocca i prezzi. Aggiungete la parte fiscale: fattura esportabile, imposte che restano a suo carico, bonifico internazionale senza intermediari.
Chi ha esperienza risponde per iscritto in mezza pagina. Chi gira intorno alla domanda ve la farà scoprire a consuntivo.
Le domande che escludono l’80% dei candidati
- Quali eventi avete prodotto per agenzie straniere? Non quali clienti: quali eventi, con quali numeri e in che anno.
- Chi è il mio referente e cosa decide da solo un sabato alle dieci di sera?
- Mostratemi un contratto quadro e un ordine di servizio veri, resi anonimi.
- Come preventivate: con fornitori locali a prezzi di mercato o ribaltando la vostra struttura? Un RFP costruito bene obbliga già a rispondere.
- Cosa succede se la sede resta senza internet durante il controllo accessi?
- Chi assume, forma e paga la squadra di terra?
Le prime tre eliminano chi non ha mai lavorato cross-border. La quarta e la quinta eliminano chi non ha mai retto sotto pressione.
Cosa vi possiamo dimostrare
SOMOS DER è una società argentina. Produciamo in Argentina, Bolivia, Guatemala, Spagna e in altri paesi assumendo, formando e dirigendo una squadra locale nella piazza dove si tiene l’evento, con la nostra direzione di produzione che viaggia. Non abbiamo un ufficio a Milano e non lo raccontiamo: vendiamo quello che è già stato fatto. Oltre 90.000 accrediti in 13 giorni alla FILGUA, in Guatemala, con il sistema configurato da Buenos Aires; il tour Brainrots, 10 date in 5 città spagnole; il Treble Trophy Tour del Manchester City, con il protocollo definito dalla sede di Manchester; Amazon e AWS. In totale +150.000 partecipanti.
Raccontateci il progetto e vi diciamo come lo eseguiremmo: parliamone.