Devi organizzare un evento aziendale a Milano, a Bologna o a Lugano, hai visto tre proposte e quella che ti ha convinto arriva da una società che nella tua città non ha un ufficio. La domanda salta fuori sempre nello stesso momento, quando il contratto è già pronto: chi ci sarà davvero quel giorno?
Ci sarà una squadra reclutata, formata e diretta da quella società. È un modello che regge operazioni molto più pesanti di una convention da cinquecento persone. Regge, però, solo se sai che cosa pretendere prima e come controllare durante.
Perché la sede non è il criterio giusto
Una società con l’ufficio a due isolati da te può subappaltare tutto e presentarsi con un coordinatore junior. Una società che arriva da fuori può reclutare quaranta persone sulla piazza, formarle per due settimane e mettere il direttore di produzione dentro il padiglione dal primo camion dell’allestimento.
L’indirizzo in fondo al sito non distingue le due cose. Le distingue una domanda sola: chi risponde del risultato, con quali persone e seguendo quale procedura scritta.
La sequenza, dal brief allo smontaggio
- Mappatura dei fornitori della piazza e preventivi reali: audio, luci, strutture, catering, sicurezza, pulizie. Prezzi di mercato locale.
- Reclutamento per profili, definiti in fase di progetto e non la sera prima: accoglienza, accrediti, regia di palco, supporto.
- Formazione sulle procedure della società. È qui che il modello si gioca tutto. Se ognuno lavora “come ha sempre fatto”, hai personale, non una squadra.
- Prova con le attrezzature reali, in loco, prima dell’apertura porte.
- Direzione di produzione presente, dal montaggio allo smontaggio.
Sui tempi di ciascuna fase, qui trovi il calendario tipo: quanto tempo serve per produrre un evento.
Le clausole che cambiano il risultato
- Nome, telefono e data di arrivo del direttore di produzione. Senza nome, quella persona non esiste.
- Protocollo di formazione per iscritto: quante ore, su che cosa, con quale materiale.
- Mandato decisionale: che cosa può decidere e spendere il tuo referente senza chiamare nessuno.
- Piano B su energia e connettività, che è ciò che manda in tilt accrediti e catering, in quest’ordine.
- Report post evento, con gli indicatori concordati prima e non scelti dopo.
Il metodo con cui integriamo le squadre della piazza è raccontato in integrazione dei team locali.
Autorizzazioni: chi le chiede e in che ordine
È la parte che blocca più produzioni, e non perché sia complicata: perché parte tardi. La sequenza è sempre la stessa, ovunque si faccia l’evento. Prima si fissa lo spazio con date di montaggio e smontaggio scritte nero su bianco, poi si verifica che cosa il gestore ha già in mano e che cosa invece resta a carico tuo, poi si presentano le pratiche al Comune e agli enti competenti con il layout definitivo, infine si chiude sulle coperture assicurative che quasi tutti gli spazi richiedono.
Chi ti dice “delle carte ci pensiamo dopo” ti sta spostando un rischio in avanti. Pretendi date e responsabili per ogni passaggio, con il nome di chi firma.
La catena di comando durante l’evento
Una squadra locale senza catena di comando è personale a chiamata. Servono tre cose visibili: un organigramma operativo appeso in regia, un punto situazione per ogni turno a orario fisso e un cruscotto di controllo accessi e accrediti che mostri gli ingressi varco per varco in tempo reale.
Che cosa misurare dopo
Il giorno dopo l’evento servono numeri, non impressioni: tempo medio di ingresso, picco per varco, no show, incidenti aperti e chiusi. Quali pretendere dal fornitore lo trovi in KPI operativi per il procurement.
I casi che lo dimostrano
Siamo una società di produzione argentina e fuori dai nostri confini lavoriamo esattamente così. Alla Fiera Internazionale del Libro del Guatemala abbiamo gestito gli accrediti di oltre 90.000 persone in 13 giorni, con sistema configurato da Buenos Aires e squadra guatemalteca reclutata e formata da noi. Per DiDi, insieme all’agenzia messicana Backyard Group, abbiamo fatto i lanci in tre province argentine sotto un contratto quadro. In Spagna, il tour Brainrots: 10 date in 5 città. Per il Treble Trophy Tour del Manchester City il protocollo arrivava dalla sede di Manchester, l’esecuzione era nostra.
Quando invece conviene una struttura del posto
Se l’evento è piccolo, ripetitivo e senza picchi di ingresso, una società della tua città con magazzino proprio è la scelta più semplice. Il modello con squadra locale diretta serve quando c’è scala, quando ci sono più città o quando ti serve lo stesso standard replicato: è lì che una procedura scritta vale più di un magazzino vicino.
Vuoi parlarne con i numeri sul tavolo? Scrivici.