Data fissata, budget approvato, location ancora da firmare. Se dovete organizzare un evento a Milano e non avete mai prodotto in città, la prima cosa da capire è che il calendario non lo decidete voi: lo decidono la pratica amministrativa dello spazio e le agende dei fornitori. Tutto il resto si incastra dopo.
La prima domanda riguarda lo spazio, non il concept
Una sola domanda condiziona l’intero progetto: lo spazio è già un luogo autorizzato ad accogliere pubblico, oppure va reso tale per la vostra serata?
Un centro congressi, un padiglione fieristico o un teatro arrivano con la pratica viva: agibilità, capienza dichiarata, impianti verificati, piano di emergenza. Entrate in un sistema che funziona già e dovete solo inserirci il vostro evento.
Un capannone, un rooftop, una sede aziendale, un cortile o una piazza sono l’opposto. Lì l’autorizzazione non esiste ancora: va costruita per il vostro evento, con elaborati, tecnico responsabile, collaudi e verifica. È il percorso più caro in termini di tempo, ed è dove le produzioni perdono la data.
Le pratiche, nell’ordine che funziona
L’ordine conta più della velocità, perché ogni passaggio produce il documento che serve al successivo:
- Capienza e layout. Nulla si muove senza una planimetria con affollamento, uscite, vie di esodo e posizione degli allestimenti. È l’elaborato che vi chiederanno tutti.
- Progetto tecnico e responsabili. Palco, tribune, strutture temporanee, impianti elettrici: relazioni, calcoli e firme di professionisti abilitati. Senza, non c’è verifica possibile.
- Agibilità del luogo di spettacolo, con l’eventuale passaggio in commissione di vigilanza quando gli allestimenti incidono su capienza ed esodo.
- Suolo pubblico e viabilità, se uscite dai muri: occupazione, finestre di carico e scarico, provvedimenti sulla circolazione.
- Safety e security. Piano di emergenza ed evacuazione, presidio sanitario dimensionato sul pubblico atteso, servizio d’ordine, e il confronto con le autorità competenti quando il numero lo richiede.
- Somministrazione di alimenti e bevande, con la segnalazione dovuta e i requisiti igienico sanitari.
- SIAE. La musica eseguita, dal vivo o riprodotta, si dichiara prima, non dopo.
Nessuno di questi passaggi accetta il “lo risolviamo la settimana dell’evento”. Invertire l’ordine non fa guadagnare tempo: lo fa perdere.
I fornitori: chi si blocca per primo
Non tutti i fornitori hanno lo stesso potere di far saltare la data. L’ordine di blocco è questo:
- Strutture e palco. La voce più scarsa, e quella che deve consegnare elaborati e collaudi prima di qualunque verifica.
- Energia. Gruppi elettrogeni, quadri, cablaggi, con dimensionamento e ridondanza. In uno spazio non convenzionale l’energia è un progetto, non un noleggio.
- Sicurezza e presidio sanitario. Due servizi distinti, due qualifiche distinte, entrambi dimensionati sul pubblico.
- Audio, video e luci. La voce che muove di più il budget e la prima a sparire in alta stagione.
- Ristorazione. Dipende da una pratica propria, quindi si affronta presto.
- Controllo accessi e accrediti. Sistema, lettori, personale a ogni varco e un piano per quando la rete cade.
Molti dei problemi che si scaricano su queste voci nascono a monte: vale la pena rileggere gli errori più comuni nell’organizzare un evento.
Il calendario di Milano decide i prezzi
Milano ha settimane in cui tutta la città produce insieme: la settimana del design, le settimane della moda, la stagione fieristica di Rho. Quando i padiglioni girano a pieno regime, palchi, generatori, ponteggi, hostess e tecnici mancano ovunque nella stessa settimana, gli alberghi raddoppiano e i preventivi cambiano faccia. All’opposto, buona parte di agosto è ferma.
Verificare il calendario della città prima di fissare la data fa risparmiare più di qualsiasi trattativa successiva. È lo stesso ragionamento di quanto tempo serve per produrre un evento e di come si costruisce un budget realistico.
Produrre a Milano senza avere un ufficio a Milano
Diciamolo chiaramente: SOMOS DER è una società argentina e non ha un ufficio a Milano. Il modello è un altro, ed è più solido: la direzione di produzione si sposta, i fornitori sono quelli del mercato locale, e la squadra di campo viene assunta, formata e diretta da noi, con le nostre procedure.
Non è una promessa sulla carta. Alla Fiera internazionale del libro del Guatemala abbiamo gestito oltre 90.000 accrediti in 13 giorni, con il sistema configurato da Buenos Aires e la squadra locale formata da noi. Il tour Brainrots sono state 10 date in 5 città della Spagna con lo stesso impianto. Per Manchester City abbiamo applicato un protocollo definito dalla sede di Manchester. Per DiDi, insieme all’agenzia messicana Backyard Group, lanci in tre province argentine sotto un contratto quadro.
Avete un progetto a Milano e un retroplanning da mettere in sicurezza? Parliamone.