Alla fine dovrete difendere la scelta davanti a qualcuno che guarderà solo il totale. Sul tavolo ci sono tre offerte, la più bassa costa quasi la metà della più alta, e nessuna delle tre spiega cosa succede alle 19 di sera se il gruppo elettrogeno non parte. Scegliere una società di organizzazione eventi non significa premiare la presentazione migliore: significa verificare tre capacità di esecuzione. Questa è la lista dalla parte di chi compra.
Le tre offerte non sono confrontabili, e il problema è vostro
Il primo errore è mettere i tre totali in colonna. Finché il perimetro non è identico, quei numeri non dicono niente. Prima di leggere i prezzi, mandate a tutti e tre lo stesso elenco di voci da quotare: allestimento, tecnica, personale, montaggio e smontaggio, controllo accessi, imprevisti. Se una delle tre risponde che alcune voci le vedrete strada facendo, avete già una risposta.
Referenze: cosa chiedere davvero
Un muro di loghi non dice cosa è stato fatto in quel progetto: potrebbe essere la produzione intera o due totem all’ingresso. Pretendete tre cose:
- Nome dell’evento, città, anno e capienza. Senza questi quattro dati non è una referenza, è un aggettivo.
- Il contatto del committente. E telefonate. Bastano due domande: cosa è andato diversamente da quanto concordato, e lo rifareste.
- Un progetto andato storto. Chi produce da anni ne ha uno. Chi non ne ha nemmeno uno, o ha prodotto poco, o non ve lo dirà quando capiterà a voi.
Se state gestendo una gara, conviene standardizzare la richiesta: vedete come verificare la capacità operativa di un fornitore e gli errori più comuni nell’organizzare un evento.
Chi c’è il giorno dell’evento, e chi decide
Chi vi presenta l’offerta quasi mai è chi starà in regia. Chiedete il nome della persona che dirigerà il campo, quanti eventi segue nella stessa settimana e, soprattutto: cosa può decidere da sola alle 22 di un sabato, senza chiamare nessuno? Se la risposta è che si passa dalla direzione, non avete una società di produzione, avete un intermediario.
La stessa domanda vale per il personale di piazza. Subappaltare in blocco a un’agenzia di staff che non incontrerete mai è un’altra cosa rispetto ad assumere, formare e dirigere quella squadra. Fatevi mettere per iscritto quale dei due modelli vi viene proposto.
Leggere il preventivo: le voci, e i buchi tra le voci
Un budget regge o salta non per il totale, ma per l’origine di ogni riga. Una voce quotata da un fornitore identificato regge. Una stima a memoria no.
Pretendete il preventivo aperto per voce, poi cercate le assenti: ore extra di montaggio quando lo spazio si libera solo la sera prima, personale aggiuntivo, trasporti, alimentazione elettrica di riserva, margine per imprevisti. Un riferimento utile è come costruire un budget realistico.
Polizze, subappalto e responsabilità
Tre domande scomode che evitano il danno peggiore:
- Quale polizza è in corso di validità e cosa copre? Il documento, non la parola.
- Chi risponde dei subappaltatori? Audio, strutture, ristorazione e sicurezza sono quasi sempre esterni. Voi volete un contratto e un responsabile, non sei.
- Come funzionano fatturazione e pagamenti? Scadenze, valuta, e cosa succede se la data si sposta.
Il piano B si giudica prima, non dopo
È la domanda che restituisce più informazioni di tutte. La pioggia il giorno prima, il generatore che non parte, il fornitore che non si presenta, la rete che cade proprio agli accrediti. Chi c’è già passato risponde con una procedura; chi non c’è passato risponde che non succede mai.
Chiedete il piano di contingenza per iscritto e, se l’ingresso è controllato, chiedete esattamente cosa succede se la connessione cade ai varchi. Vedete il piano di contingenza operativa e controllo accessi e accrediti.
I segnali d’allarme
- Preventivo in una riga sola, oppure una voce «produzione» che contiene tutto.
- Uno sconto del 20% senza togliere nulla dal perimetro: o il primo prezzo era gonfiato, o qualcosa sparirà dall’evento senza dirvelo.
- Nessuna domanda sul vostro pubblico, sull’obiettivo o su cosa volete misurare dopo. Chi non lo chiede non vi consegnerà i KPI operativi che il procurement deve pretendere.
- Referenze che non si possono chiamare.
- La fretta di far firmare prima che abbiate confrontato.
Come rispondiamo noi a questa lista
DER è argentina, produce in diversi paesi e non vende struttura importata: costruiamo la squadra nella piazza dove si tiene l’evento, la assumiamo, la formiamo e la dirigiamo, con la direzione di produzione che si sposta. Alla FILGUA in Guatemala sono state oltre 90.000 accreditazioni in 13 giorni, con il sistema configurato da Buenos Aires e la squadra locale formata da noi. Il Treble Trophy Tour del Manchester City si è svolto secondo il protocollo definito dalla sede di Manchester, e il tour Brainrots ha coperto 10 date in 5 città della Spagna. In totale, oltre +150.000 persone accolte.
Volete applicare questa lista al vostro progetto? Parliamone.